เข้าใจเรื่อง BCP แผนรับมือ เหตุไม่คาดคิด ผ่านความเสี่ยง ธุรกิจร้านกาแฟ
27 พ.ย. 2025
-BCP ย่อมาจาก Business Continuity Plan = แผนบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ เพื่อเตรียมพร้อมรับมือกับเหตุการณ์ไม่คาดฝันที่อาจทำให้ธุรกิจหยุดชะงัก เช่น เมื่อเกิดเหตุภัยธรรมชาติ หรือเหตุการณ์ไม่คาดคิดอื่น ๆ
จุดประสงค์ของการทำ BCP ก็คือ เพื่อให้ธุรกิจหรือองค์กร สามารถรับมือกับความเสียหายต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นอย่างเป็นระบบ มีขั้นมีตอน และเพื่อให้เกิดความเสียหาย น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
และอีกอย่างก็เพื่อ ให้คนที่เกี่ยวข้อง รู้ว่าเมื่อเกิดเหตุการณ์ต่าง ๆ ขึ้น จะมีขั้นตอนปฏิบัติ อย่างเป็นขั้นเป็นตอน อย่างไรบ้าง
การทำ BCP มีรายละเอียดสำคัญอย่างไรบ้าง
BrandCase สรุปให้ แบบเข้าใจง่าย ๆ
-ต้องบอกว่า การทำ BCP ก็จะมีความแตกต่างกันไป ตามความต่างและบริบทขององค์กร หรือการดำเนินธุรกิจ
โดย BrandCase ขอยกตัวอย่าง การทำแผน BCP จากตัวอย่างสมมติคร่าว ๆ ให้พอเห็นภาพ กรณีที่เราเปิดร้านกาแฟ
ขั้นตอนที่ 1 : ลิสต์ความเสี่ยงของร้านกาแฟของเราออกมา
โดยความเสี่ยงหลัก ๆ แบ่งเป็น 5 กลุ่มด้วยกัน
- ความเสี่ยงด้านสถานที่ เช่น
น้ำท่วม
ไฟดับ
ระบบน้ำไม่ไหล
พื้นที่เสี่ยงไฟไหม้
อาคารปิดบริการชั่วคราว
- ความเสี่ยงด้านอุปกรณ์ เช่น
เครื่องชงเสีย
เครื่องบดพัง
ตู้แช่ไม่ทำงาน
ระบบ POS ล่ม
อุปกรณ์สำคัญบิ่นแตก
- ความเสี่ยงด้านวัตถุดิบ เช่น
เมล็ดกาแฟหมด
นม ชา ไซรัป ขาดตลาด
Supplier ส่งของไม่ได้เพราะฝนตก น้ำท่วม
ตู้แช่เสียจนวัตถุดิบเสียหาย
- ความเสี่ยงด้านบุคลากร เช่น
พนักงานขาดกะทันหัน
เดินทางไม่ได้เพราะน้ำท่วม
เจ็บป่วย
- ความเสี่ยงด้านระบบ เช่น
อินเทอร์เน็ตล่ม
แพลตฟอร์มดิลิเวอรีล่ม
ระบบชำระเงินชั่วคราวปิด
ระบบ QR Code PromptPay ใช้งานไม่ได้
________________________________________
ขั้นตอนที่ 2 : นำความเสี่ยงที่ลิสต์ออกมา มาวิเคราะห์โอกาสที่จะเกิด และความรุนแรง แล้วจัดลำดับความสำคัญ
เช่น
เครื่องชงเสีย = กระทบยอดขาย 70-90% เกิดบ่อย
ไฟดับ = กระทบ 100% เกิดบ่อย
POS ล่ม = กระทบ 20% เกิดบ่อย
พนักงานขาด = กระทบ 30% เกิดบ่อย
น้ำไม่ไหล = กระทบ 40% นาน ๆ ที
น้ำท่วม = กระทบ 100% นาน ๆ ที
โดยให้ความสำคัญตามนี้
กระทบมาก / เกิดบ่อย > ต้องทำ BCP แบบละเอียดมาก
กระทบมาก / นาน ๆ ที > ทำ BCP แบบสั้น ๆ แต่ให้เห็นขั้นตอนชัดเจน
กระทบน้อย / เกิดบ่อย > ทำลิสต์วิธีแก้แบบง่าย ๆ
กระทบน้อย / นาน ๆ ที > อาจแค่บันทึกไว้ ไม่ต้องทำแผนเฉพาะ
เมื่อรวบรวมได้แล้ว ทำให้เราเห็นว่า เหตุการณ์ไหนที่เราควรให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก ๆ ในการทำ Action Plan หรือเหตุการณ์ไหนที่เราสามารถแก้ปัญหาเองได้ง่าย ๆ
โดยอันไหนที่คิดว่ากระทบยอดขายแบบ 100% และเกิดขึ้นบ่อย ยิ่งควรทำ BCP แบบละเอียดมากที่สุด
________________________________________
ขั้นตอนที่ 3 : คิด Action Plan เพื่อรับมือกับเหตุการณ์ต่าง ๆ
นำความเสี่ยงที่จัดลำดับความสำคัญเสร็จแล้ว มาเขียนวิธีการรับมือ หรือ Action Plan
โดยควรเขียนให้เข้าใจง่ายต่อการปฏิบัติตาม เพื่อให้เป็นประโยชน์ต่อพนักงานหรือคนอ่านแผนนี้ เช่น
ไฟดับ
- ต้องมีเครื่องสำรองไฟ 30-60 นาที
- มีเมล็ดกาแฟที่บดล่วงหน้าไว้
- มีเครื่องชงแบบ Manual
- งดขายเมนูที่ต้องใช้เครื่องชงไฟฟ้า
หรือหากเป็นเหตุการณ์ฉุกเฉินใหญ่ ๆ ตัวอย่างเช่น เหตุการณ์น้ำท่วม แบบที่ไม่สามารถเปิดกิจการต่อไปได้ เรื่องนี้อาจจะกระทบกับความเสี่ยงทุกระบบ ทำให้ไม่สามารถเปิดร้านต่อไปได้
ตัวอย่าง Action Plan ก็เช่น
1. ปิดเบรกเกอร์หลัก
เพื่อหยุดระบบไฟทั้งหมด ป้องกันไฟรั่ว ไฟชอร์ต และเครื่องไหม้
2. ย้ายอุปกรณ์ขึ้นสูงที่สุด
ไม่ว่าจะเป็น เครื่องชง, เครื่องบด, เครื่อง POS, ลิ้นชัก, ตู้แช่, Router
และวัตถุดิบต่าง ๆ เท่าที่จะทำได้ เช่น ไซรัป เมล็ด นม ขนม
3. เก็บวัตถุดิบไว้อุณหภูมิปลอดภัย
รีบเอานม เค้กออกมาจากพื้นที่ใกล้น้ำ เก็บเข้าถุงเย็นหรือพื้นที่แห้งชั่วคราว
4. เก็บหลักฐานความเสียหายเพื่อเคลม
ถ่ายรูปหรือวิดีโอ เพื่อเป็นหลักฐานในการเคลมประกัน
5. แจ้งลูกค้าทันที
โพสต์สั้น ๆ ในช่องทางออนไลน์
________________________________________
ขั้นตอนที่ 4 : ทำแผนฟื้นฟู (Recovery Plan)
ตัวอย่าง Recovery Plan ร้านกาแฟ
1. ตรวจระบบไฟโดยช่างไฟก่อนเปิดร้าน
ห้ามเปิดเบรกเกอร์เองหลังน้ำลด ให้ช่างตรวจปลั๊กใต้เคาน์เตอร์ สายไฟที่โดนน้ำ
2. ทำความสะอาดฆ่าเชื้อทั้งร้าน
3. ตรวจสภาพอุปกรณ์
4. ตรวจคุณภาพวัตถุดิบ
นม ชา เบเกอรีบางอย่างต้องทิ้ง เมล็ดที่โดนความชื้นต้องประเมินสภาพ
5. กลับมาเปิด Soft Opening ด้วยเมนูง่าย ๆ ก่อน
ทั้งหมดนี้คือตัวอย่างการทำ BCP แบบง่าย ๆ ซึ่งในความเป็นจริงนั้น หลาย ๆ บริษัทหรือหลายองค์กร อาจจะต้องมีขั้นตอนที่ต้องละเอียดกว่านี้
และต้องเตรียมหลาย Action Plan เพื่อให้สามารถรับมือกับทุกเหตุการณ์ ที่อาจเกิดขึ้น รุนแรงกว่าที่คิด..
Reference