สรุปแนวคิด “Gemba” วิธีการทำงานแบบญี่ปุ่น ที่ช่วยให้เรา “รู้จริง” ในงานที่ทำ
29 พ.ย. 2021
สรุปแนวคิด “Gemba” วิธีการทำงานแบบญี่ปุ่น ที่ช่วยให้เรา “รู้จริง” ในงานที่ทำ | THE BRIEFCASE
ญี่ปุ่น เป็นหนึ่งในประเทศที่มีแนวคิดในการทำงานที่มีประโยชน์หลายอย่าง
โดยตัวอย่างแนวคิดที่พวกเราคุ้นเคย เช่น Kaizen แนวคิดการบริหารงาน ที่มีการปรับปรุงการทำงานอย่างต่อเนื่อง ช่วยให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งหลายบริษัทของไทยก็นำมาประยุกต์ใช้
วันนี้ THE BRIEFCASE จะพาไปรู้จักอีกหนึ่งแนวคิดการทำงานของญี่ปุ่นที่มีชื่อว่า “Gemba”
แล้วแนวคิดนี้น่าสนใจอย่างไร
THE BRIEFCASE จะสรุปให้ฟัง
ในทุกวันของการทำงาน ถ้าเราทำงานในฐานะหัวหน้า ผู้บริหาร หรือแม้แต่เป็นเจ้าของกิจการเอง เรามักจะมีผู้ช่วย ลูกน้อง คอยทำรายงานหรือส่งข้อมูลมาให้ ซึ่งส่วนใหญ่ก็มานำเสนอในรูปของรายงาน การทำ Presentation เพื่อนำมาใช้ประกอบการตัดสินใจต่าง ๆ
แต่ไม่ว่าข้อมูลจะดีแค่ไหน รูปแบบการจัดทำ Presentation จะสวยงามอย่างไร สิ่งที่ยังขาดไปคือ การเข้าไปอยู่ในสถานที่นั้น ๆ จริง เพื่อเห็นกับตาว่า ข้อมูลที่ถูกเก็บมานั้น มีประสิทธิภาพและน่าเชื่อถือมากแค่ไหน
ดังนั้น คนญี่ปุ่นจึงนำแนวคิดที่ชื่อว่า Gemba มาใช้เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าว
โดยในภาษาญี่ปุ่นนั้นคำว่า “Gem” มาจากคำว่า “จริง” ส่วน “Ba” แปลว่า “สถานที่” ดังนั้น ถ้านำมารวมกันจะแปลว่า สถานที่จริง ซึ่งในความหมายของคนญี่ปุ่นนั้นจะหมายถึงคำว่า “หน้างาน”
ซึ่งถ้าสรุปสั้น ๆ ให้ได้ใจความก็คือ การทำงานอะไรก็ตาม เมื่อเราได้รับข้อมูลมาแล้ว เราต้องเข้าไปตรวจดูสถานที่เกิดเหตุจริงด้วยตัวของเราเอง ถึงแม้ว่าจะมีคนอธิบายหรือรายงานให้เราฟังแล้วก็ตาม
ซึ่งผู้บริหารชาวญี่ปุ่นหลายคนมักถูกสอนกันมาเสมอ ๆ ว่า “การที่คุณนั่งอยู่แต่ที่โต๊ะทำงาน คุณจะไม่มีทางรับรู้ถึงปัญหาที่แท้จริง ดังนั้น ควรที่จะเดินเข้าไปในโรงงาน ไปในไลน์การผลิต ซึ่งหลายครั้งคุณจะเห็นปัญหาที่แท้จริงที่ซ่อนอยู่”..
แนวคิดการทำงานแบบ Gemba ได้รับการแนะนำโดยอดีตวิศวกรชาวญี่ปุ่นของบริษัท TOYOTA ที่ชื่อว่า Taiichi Ohno ซึ่งเป็นผู้พัฒนาระบบการผลิตของ TOYOTA จนเป็นที่ยอมรับในอุตสาหกรรมยานยนต์ในด้านของการเพิ่ม Productivity ลดสินค้าคงคลัง ลดปัญหาของเสีย และการจัดส่งสินค้าให้แก่ลูกค้าได้ตรงเวลา
ส่วนหนึ่งของการพัฒนาระบบดังกล่าวคือ การออกไปดูที่หน้างานหรือไลน์การผลิต
โดยคุณ Taiichi บอกว่า การที่ผู้บริหารลงหน้างานเพื่อไปดูปัญหาที่เกิดขึ้นจริง ๆ จะไม่เพียงแต่ได้ข้อมูลที่รวดเร็ว แต่ยังถูกต้องเพื่อใช้ในการตัดสินใจต่อไปอีกด้วย
อย่างไรก็ตาม แนวคิดการทำงานแบบ Gemba ไม่ได้หมายถึงแค่ไลน์การผลิตอย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงโต๊ะทำงานของลูกน้อง ตัวร้านค้า หรือแม้แต่สถานที่ที่ลูกค้าไปซื้อสินค้าของเรา ก็ถือเป็นการไปดูสถานที่จริงหรือหน้างานเช่นกัน
อีกกรณีศึกษาที่น่าสนใจที่มีการนำแนวคิดของ Gemba มาใช้
คือ การเข้ามากอบกู้สายการบิน Japan Airlines หลังจากที่สายการบินแห่งชาติของญี่ปุ่นรายนี้ต้องเข้าสู่แผนฟื้นฟูกิจการจากการล้มละลาย พร้อมหนี้สินก้อนโตเกือบ 700,000 ล้านบาท
ซึ่งในตอนนั้นผู้ที่นำแนวคิด Gemba มาใช้คือ คุณ Kazuo Inamori ผู้ที่ถูกรัฐบาลญี่ปุ่นในสมัยนั้นเชิญมาเป็นประธานบริษัทของสายการบิน Japan Airlines นั่นเอง
วันแรกที่คุณ Kazuo เข้ามาทำงาน ผู้บริหารหลายคนของสายการบิน Japan Airlines คิดว่าคุณ Kazuo คงจะนัดประชุมด่วนที่ห้องประชุม
แต่ผิดคาด สิ่งแรกที่คุณ Kazuo ต้องการคือ เขาต้องการเดินทางไปที่ศูนย์ซ่อมเครื่องบิน และสนามบิน เพื่อพูดคุยทั้งกับพนักงาน ผู้บริหาร แอร์โฮสเตส กัปตัน ช่างซ่อม พนักงานขายตั๋ว พนักงานยกกระเป๋า ที่นั่นก่อน
ซึ่งสำหรับเขาแล้ว สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้เขาทำความรู้จักกับพนักงานในบริษัท แต่เขายังต้องการเห็นสภาพแวดล้อมการทำงาน รับรู้ถึงปัญหาที่เกิดขึ้นมาก่อนหน้าว่า มีอะไรบ้าง ทำไมสายการบิน Japan Airlines ที่ครั้งหนึ่งเคยยิ่งใหญ่ ถึงกลับมาอยู่ในสภาพที่กำลังร่อแร่
ซึ่งนั่นนับเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการเข้ามาสะสางปัญหาที่สายการบิน Japan Airlines ของคุณ Kazuo เลยทีเดียว
อ่านมาถึงตรงนี้ เราคงได้ไอเดียเกี่ยวกับการทำงานแบบ Gemba ไปบ้างพอสมควร
หลายคนที่เป็นหัวหน้า ผู้บริหาร หรือแม้แต่เจ้าของกิจการเอง ลองถามตัวเองว่า ตอนที่เรา ลงไปดูในโรงงาน หน้างาน หรือสถานที่ทำงานอื่น ๆ ที่สามารถให้ข้อมูลที่มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ ครั้งสุดท้ายเมื่อไร
ถ้านานมากจนจำไม่ได้ มันอาจถึงเวลาที่เราต้องเข้าไปดูสถานที่ดังกล่าว เพื่อสอบถามปัญหาของพนักงาน ความต้องการของลูกค้า แทนที่จะนั่งดูข้อมูล อ่านรายงาน รับรู้ปัญหาต่าง ๆ ผ่านตัวหนังสือหรือข้อความที่ถูกส่งมาให้เหมือนที่ผ่าน ๆ มา..
References
-https://en.wikipedia.org/wiki/Gemba
-https://global.kyocera.com/inamori/profile/episode/episode10.html
-https://en.wikipedia.org/wiki/Taiichi_Ohno
-https://en.wikipedia.org/wiki/Toyota_Production_System
ญี่ปุ่น เป็นหนึ่งในประเทศที่มีแนวคิดในการทำงานที่มีประโยชน์หลายอย่าง
โดยตัวอย่างแนวคิดที่พวกเราคุ้นเคย เช่น Kaizen แนวคิดการบริหารงาน ที่มีการปรับปรุงการทำงานอย่างต่อเนื่อง ช่วยให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งหลายบริษัทของไทยก็นำมาประยุกต์ใช้
วันนี้ THE BRIEFCASE จะพาไปรู้จักอีกหนึ่งแนวคิดการทำงานของญี่ปุ่นที่มีชื่อว่า “Gemba”
แล้วแนวคิดนี้น่าสนใจอย่างไร
THE BRIEFCASE จะสรุปให้ฟัง
ในทุกวันของการทำงาน ถ้าเราทำงานในฐานะหัวหน้า ผู้บริหาร หรือแม้แต่เป็นเจ้าของกิจการเอง เรามักจะมีผู้ช่วย ลูกน้อง คอยทำรายงานหรือส่งข้อมูลมาให้ ซึ่งส่วนใหญ่ก็มานำเสนอในรูปของรายงาน การทำ Presentation เพื่อนำมาใช้ประกอบการตัดสินใจต่าง ๆ
แต่ไม่ว่าข้อมูลจะดีแค่ไหน รูปแบบการจัดทำ Presentation จะสวยงามอย่างไร สิ่งที่ยังขาดไปคือ การเข้าไปอยู่ในสถานที่นั้น ๆ จริง เพื่อเห็นกับตาว่า ข้อมูลที่ถูกเก็บมานั้น มีประสิทธิภาพและน่าเชื่อถือมากแค่ไหน
ดังนั้น คนญี่ปุ่นจึงนำแนวคิดที่ชื่อว่า Gemba มาใช้เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าว
โดยในภาษาญี่ปุ่นนั้นคำว่า “Gem” มาจากคำว่า “จริง” ส่วน “Ba” แปลว่า “สถานที่” ดังนั้น ถ้านำมารวมกันจะแปลว่า สถานที่จริง ซึ่งในความหมายของคนญี่ปุ่นนั้นจะหมายถึงคำว่า “หน้างาน”
ซึ่งถ้าสรุปสั้น ๆ ให้ได้ใจความก็คือ การทำงานอะไรก็ตาม เมื่อเราได้รับข้อมูลมาแล้ว เราต้องเข้าไปตรวจดูสถานที่เกิดเหตุจริงด้วยตัวของเราเอง ถึงแม้ว่าจะมีคนอธิบายหรือรายงานให้เราฟังแล้วก็ตาม
ซึ่งผู้บริหารชาวญี่ปุ่นหลายคนมักถูกสอนกันมาเสมอ ๆ ว่า “การที่คุณนั่งอยู่แต่ที่โต๊ะทำงาน คุณจะไม่มีทางรับรู้ถึงปัญหาที่แท้จริง ดังนั้น ควรที่จะเดินเข้าไปในโรงงาน ไปในไลน์การผลิต ซึ่งหลายครั้งคุณจะเห็นปัญหาที่แท้จริงที่ซ่อนอยู่”..
แนวคิดการทำงานแบบ Gemba ได้รับการแนะนำโดยอดีตวิศวกรชาวญี่ปุ่นของบริษัท TOYOTA ที่ชื่อว่า Taiichi Ohno ซึ่งเป็นผู้พัฒนาระบบการผลิตของ TOYOTA จนเป็นที่ยอมรับในอุตสาหกรรมยานยนต์ในด้านของการเพิ่ม Productivity ลดสินค้าคงคลัง ลดปัญหาของเสีย และการจัดส่งสินค้าให้แก่ลูกค้าได้ตรงเวลา
ส่วนหนึ่งของการพัฒนาระบบดังกล่าวคือ การออกไปดูที่หน้างานหรือไลน์การผลิต
โดยคุณ Taiichi บอกว่า การที่ผู้บริหารลงหน้างานเพื่อไปดูปัญหาที่เกิดขึ้นจริง ๆ จะไม่เพียงแต่ได้ข้อมูลที่รวดเร็ว แต่ยังถูกต้องเพื่อใช้ในการตัดสินใจต่อไปอีกด้วย
อย่างไรก็ตาม แนวคิดการทำงานแบบ Gemba ไม่ได้หมายถึงแค่ไลน์การผลิตอย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงโต๊ะทำงานของลูกน้อง ตัวร้านค้า หรือแม้แต่สถานที่ที่ลูกค้าไปซื้อสินค้าของเรา ก็ถือเป็นการไปดูสถานที่จริงหรือหน้างานเช่นกัน
อีกกรณีศึกษาที่น่าสนใจที่มีการนำแนวคิดของ Gemba มาใช้
คือ การเข้ามากอบกู้สายการบิน Japan Airlines หลังจากที่สายการบินแห่งชาติของญี่ปุ่นรายนี้ต้องเข้าสู่แผนฟื้นฟูกิจการจากการล้มละลาย พร้อมหนี้สินก้อนโตเกือบ 700,000 ล้านบาท
ซึ่งในตอนนั้นผู้ที่นำแนวคิด Gemba มาใช้คือ คุณ Kazuo Inamori ผู้ที่ถูกรัฐบาลญี่ปุ่นในสมัยนั้นเชิญมาเป็นประธานบริษัทของสายการบิน Japan Airlines นั่นเอง
วันแรกที่คุณ Kazuo เข้ามาทำงาน ผู้บริหารหลายคนของสายการบิน Japan Airlines คิดว่าคุณ Kazuo คงจะนัดประชุมด่วนที่ห้องประชุม
แต่ผิดคาด สิ่งแรกที่คุณ Kazuo ต้องการคือ เขาต้องการเดินทางไปที่ศูนย์ซ่อมเครื่องบิน และสนามบิน เพื่อพูดคุยทั้งกับพนักงาน ผู้บริหาร แอร์โฮสเตส กัปตัน ช่างซ่อม พนักงานขายตั๋ว พนักงานยกกระเป๋า ที่นั่นก่อน
ซึ่งสำหรับเขาแล้ว สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้เขาทำความรู้จักกับพนักงานในบริษัท แต่เขายังต้องการเห็นสภาพแวดล้อมการทำงาน รับรู้ถึงปัญหาที่เกิดขึ้นมาก่อนหน้าว่า มีอะไรบ้าง ทำไมสายการบิน Japan Airlines ที่ครั้งหนึ่งเคยยิ่งใหญ่ ถึงกลับมาอยู่ในสภาพที่กำลังร่อแร่
ซึ่งนั่นนับเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการเข้ามาสะสางปัญหาที่สายการบิน Japan Airlines ของคุณ Kazuo เลยทีเดียว
อ่านมาถึงตรงนี้ เราคงได้ไอเดียเกี่ยวกับการทำงานแบบ Gemba ไปบ้างพอสมควร
หลายคนที่เป็นหัวหน้า ผู้บริหาร หรือแม้แต่เจ้าของกิจการเอง ลองถามตัวเองว่า ตอนที่เรา ลงไปดูในโรงงาน หน้างาน หรือสถานที่ทำงานอื่น ๆ ที่สามารถให้ข้อมูลที่มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ ครั้งสุดท้ายเมื่อไร
ถ้านานมากจนจำไม่ได้ มันอาจถึงเวลาที่เราต้องเข้าไปดูสถานที่ดังกล่าว เพื่อสอบถามปัญหาของพนักงาน ความต้องการของลูกค้า แทนที่จะนั่งดูข้อมูล อ่านรายงาน รับรู้ปัญหาต่าง ๆ ผ่านตัวหนังสือหรือข้อความที่ถูกส่งมาให้เหมือนที่ผ่าน ๆ มา..
References
-https://en.wikipedia.org/wiki/Gemba
-https://global.kyocera.com/inamori/profile/episode/episode10.html
-https://en.wikipedia.org/wiki/Taiichi_Ohno
-https://en.wikipedia.org/wiki/Toyota_Production_System